Academic Buddy Programme (USO project): tussenstand

In September 2019 is het tweejarige USO-project ‘Academic Buddy Programme’ (REBO, FSW en GW) van start gegaan. Het project richt zich op zowel internationale (exchange/degree) studenten als Nederlandse UU/UCU exchange studenten, omvat academisch ingestoken workshops (zoals over interculturele communicatie) en werkt samen met BuddyGoDutch voor de sociale component. In deze TAUU bijdrage een korte evaluatie en samenvatting van het eerste projectjaar.

Wat is het Academic Buddy Programme?

• Implementatieproject: het Academic Buddy Programme is een implementatieproject van het eerdere USO-project ‘Peerfeedback’ (GW).
• Doel: het belangrijkste doel is het matchen van internationale (exchange/degree) studenten aan Nederlandse UU studenten die het semester daaropvolgend vertrekken naar de universiteit/stad/land van hun internationale buddy. Op deze manier worden enerzijds internationale studenten geholpen hun weg te vinden in het studeren aan de UU en anderzijds worden de Nederlandse UU studenten voorbereid op hun exchange.
• Twee rollen: studenten kunnen er bij aanmelding voor kiezen naast Academic Buddy ook Language Assistant te worden: zij ontvangen dan twee didactische trainingen om andere studenten te helpen met taalvaardigheid in hun eigen moedertaal. Language Assistants kunnen hier EC voor krijgen als het gaat om peerfeedback op academische teksten als onderdeel van het curriculum (bijv opdrachten, verslagen, scripties, etc.).
• Activiteiten: studenten krijgen binnen het programma drie (academisch ingestoken) activiteiten aangeboden, waarvan er twee verplicht zijn. Deze activiteiten worden altijd gevolgd door een sociale activiteit van BuddyGoDutch.

Evaluatie jaar 1

Uitvoering: aantallen, matching en activiteiten

1. Aantallen: dit eerste jaar is succesvol gebleken als we kijken naar het aantal studenten dat zich heeft aangemeld: semester 1 – 130 Academic Buddies (33 verschillende nationaliteiten) en semester 2 – 98 Academic Buddies (26 nationaliteiten). Zie ook bijlage 1.
2. Matching: ondanks dat het programma specifieke matchingscriteria heeft om het programma succesvol te laten zijn (exchange/thuis universiteit/stad/land) heeft tot nu toe bijna iedereen een buddy kunnen krijgen. Wanneer dit niet lukte, konden zij bij BuddyGoDutch terecht (zie bijlage 2 voor meer informatie over de matching).
3. Activiteiten: elk semester worden er drie activiteiten aangeboden vanuit het programma. Deze worden altijd gevolgd door een sociale activiteit van BuddyGoDutch. Activiteit 1 en 3 zijn verplicht. Voor meer informatie per semester zie bijlage 2.
4. (begin semester) Meet Your Academic Buddy Event (incl workshop Intercultural Communication / Academic Culture at UU)
5. (halfverwege semester) Intercultural Gaming Night
6. (eind semester) Food for Thought Event (incl Potluck Dinner)

Voor alle activiteiten die tot nu toe hebben plaatsgevonden (in academisch jaar 2019-2020) zie bijlage 3.

Uitdagingen en mogelijke oplossingen
Het Academic Buddy Programme heeft de volgende uitdagingen ervaren en heeft gewerkt aan of ziet de volgende mogelijke oplossingen (zie bijlage 4 voor een uitgebreide toelichting per punt).

• Het betreft een gevarieerde doelgroep. Hoe zorgen we voor een inclusieve aanpak?
• Op welke manier bereiken we de studenten het beste? De speciaal ontwikkelde website is een handige informatievoorziening maar we verkennen ook andere communicatiekanalen om onze doelgroep nog beter te bereiken en een community te vormen (Facebookgroep, Goin’ App). 
• De matching is een redelijk complex en tijdrovende activiteit, maar het wel heel belangrijk voor het succes van het programma.
• Hoe zorgen we dat studenten naar de activiteiten blijven komen? Hoeveel activiteiten moeten we überhaupt aanbieden?
• Hoe zorgen we dat studenten het programma evalueren? De response op online survey’s is vaak laag.

Waar zijn studenten positief over en wat brengt het programma studenten die deelnemen?

(verbeterpunten zijn opgenomen in bijlage 5)

• Studenten zijn redelijk tevreden over de communicatie en informatie omtrent het programma.
• Voornamelijk de sociale en de praktische component van een buddy (voorbereiding op/begeleiding tijdens exchange) zien studenten als belangrijkste voordelen van het programma.
• Het culturele aspect en het leren/verbeteren van een taal worden ook genoemd (minder vaak).
• Een onverwachte plus was dat er ter plekke bij het Matching Event ook informele en spontane matchings ontstonden. Dat hebben we gehonoreerd en zo ontstonden interessante buddy’s.

Vooruitzicht jaar 2:

Door de coronacrisis zal het 2^e jaar iets anders moeten verlopen. Ondanks het ontbreken van internationale exchange studenten is de belangstelling groot. Veel internationale degree studenten hebben zich aangemeld.

Tot slot maken onderstaande twee citaten (van een Nederlandse en internationale student) duidelijk dat ons programmadoel zeker is behaald dit eerste jaar:

Internationale exchange student Semester 1:I did not expect my buddy to become such a good friend and am all the gladder to know that she will be joining me in my home town come the next semester, so that I can help her settle in as much as she helped me and also fortify our friendship. This may sound incredibly cheesy but reflects the utter surprise I experienced upon being matched with someone who I would not have met any other way but with whom I got along so well on even the most intellectual of levels. I am aware of my luck and all the more grateful to have signed up for the programme, I will definitely encourage my home university to think about a similar offer.

Nederlandse student die overweegt naar het buitenland te gaan:
Als je twijfelt of überhaupt niet weet of je in het buitenland wil studeren, maar je bent wel nieuwsgierig, dan kan dit programma je er een goede indruk van geven. Daarnaast is het heel leuk om mensen te leren kennen uit een andere cultuur. Het is gezellig en tegelijk leer je ook nog eens veel van elkaar.

Meer informatie?
Academic Buddy Programme Coördinator: Pauline Hörmann (REBO)
Projectteam: Michèle Kremers-Ammouche (GW), Karen Schoutsen (GW), Caspar de Bok (REBO), Kirsten Buist (FSW),  Marjolein Cremer (O&T), Renée Raijman en Jorin Dijkstra (BuddyGoDutch)

Website: uu.nl/academic-buddy

BIJLAGEN ACADEMIC BUDDY PROGRAMME (JAAR 1, 2019-2020) Bijlage 1 – overzicht deelname jaar 1

Toelichting:

• Inkomend betekent hier: de internationale exchange studenten. UU/UCU studenten omvat drie doelgroepen: de Nederlandse studenten die op exchange gaan, Nederlandse studenten die (nog) niet op exchange gaan en internationale degree studenten.
• Het aantal inkomende en UU/UCU studenten lijkt mooi verdeeld. In aantallen is dit ook het geval, echter zegt dit niets over de passende matches. In de praktijk blijkt dat er elk semester een klein tekort is aan Nederlandse studenten (de degree studenten willen ook gematcht worden aan een Nederlandse student) en de bestemmingen komen niet altijd overeen.
• Bijlage 2 – Overzicht matching jaar 1

Toelichting:

• Sem I (52%) en Sem 2 (51%) worden studenten gematcht aan een student uit hun exchange universiteit, stad of land.
• Other of o.k. match: betekent in veel gevallen een match met een Nederlandse student die niet op exchange gaat; Het kan ook zijn dat het om een match gaat tussen een degree student en een exchange student (dit is het geval bij te weinig Nederlandse studenten).
• Bijlage 3 – activiteiten

Activiteiten die wegens de coronacrisis zijn afgelast:

Bijlage 4 – Uitdagingen en mogelijke oplossingen

Uitdagingen en mogelijke oplossingen

Het Academic Buddy Programme heeft de volgende uitdagingen ervaren en heeft gewerkt aan of ziet de volgende mogelijke oplossingen:

• Gevarieerde doelgroep en inclusiviteit: studenten in het Academic Buddy Programme komen uit zeer uiteenlopende windrichtingen, letterlijk en figuurlijk. Dat vraagt om een inclusieve aanpak. Dat is vaak gelukt en op een aantal punten verdient dat aandacht (wat zijn handige tijden voor de meeste studenten voor een plenaire activiteit? Hoe lang duurt een bijeenkomst idealiter? etc.)
• Informatievoorziening: de speciaal ontwikkelde website is een succes. De website is een handige informatievoorziening waar beoogde en deelnemende studenten informatie kunnen vinden over de mogelijkheden van het programma en de activiteiten. Studenten worden ook per mail op de hoogte gehouden van de activiteiten. We verkennen andere communicatiekanalen om onze doelgroep nog beter te bereiken en een community te vormen (Facebookgroep, Goin’ App).
• Matching:

o Het is niet altijd mogelijk om een perfecte match te maken voor studenten. Om dit op te kunnen lossen zijn er meer studenten van en naar dezelfde bestemmingen nodig.

o Matching is een belangrijk maar tijdrovend proces. Met het zicht op evt. uitbreiding naar andere faculteiten wordt een samenwerking verkend met het studenteninitiatief Goin’, een app om (internationale) studenten met elkaar in contact te brengen.

• Activiteiten en aanwezigheid: in semester 1 is gebleken dat de deelname aantallen per activiteit flink afnamen na de eerste activiteit. Teveel activiteiten blijkt niet wenselijk te zijn, daarom hebben we in semester 2 een aantal activiteiten samengevoegd. De afstemming met activiteiten van BuddyGoDutch is zeer belangrijk zodat studenten niet te veel activiteiten hebben.
• Evaluatieresponse: niet veel deelnemers hebben de online evaluatie van semester 1 ingevuld. Het idee om bij de laatste bijeenkomst van semester 2 studenten ter plaatse een evaluatie in te laten vullen, is helaas niet mogelijk gebleken i.v.m. de coronacrisis. We denken na over een plan.
• Bijlage 5 – Verbeterpunten volgens studenten (uit evaluatie) Verbeterpunten volgens studenten (evaluatie semester 1) & (geplande) aanpassingen:

• Een overzichtelijk aantal goede inhoudelijke sessies aanbieden met daarbij een lucratief en gezellig moment samen matcht beter dan te veel losse activiteiten op uiteenlopende data.
• Aanpassing: in het 2e semester hebben we een aantal activiteiten in 1 sessie gepland. Dat heeft zeer goed uitgepakt, er waren beduidend meer deelnemers aanwezig.
• Het viel studenten tegen dat niet iedereen aanwezig was bij het Matching Event, waardoor sommige buddy’s nog geen kennis hadden gemaakt. Daardoor was de tweede activiteit, twee weken later, ook minder aantrekkelijk om aan deel te nemen.
• Aanpassing: we hebben in het 2e semester het Matching Event verplicht gemaakt. Dat heeft zeer goed uitgepakt, er waren beduidend meer deelnemers aanwezig.
• Studenten willen graag dat het Programma al eerder van start gaat, zodat ze (eigenlijk het liefst al voor aankomst) een buddy hebben die hen kan helpen met praktische zaken.
• Aanpassing: we verkennen of de matching al eerder gedaan kan worden.

Pauline Hormann