Marije Goudriaan

Een datacatalogus voor onderwijsdata

Team learning analytics (LA) is gestart met het opzetten van een datacatalogus voor onderwijsdata. Een datacatalogus geeft overzicht over welke data in welke systemen beschikbaar zijn en welke data verwerkt worden. Met een datacatalogus zetten we de eerste stap naar het realiseren van een dataloket. Het idee daarvan is dat iedereen, zowel medewerkers als studenten van de universiteit Utrecht (UU), op een efficiënte manier toegang kunnen krijgen tot de data waar ze toegang toe mogen hebben om zo hun eigen leer- en onderwijsprocessen te onderzoeken.

Wat is een datacatalogus?

Een datacatalogus geeft een overzicht van alle data die er binnen een organisatie aanwezig zijn. Documentatie van de data in de data catalogus wordt gedaan op basis van metadata.

Metadata is een beschrijving van alles wat je weet over je data. Bijvoorbeeld: wat verstaan wij onder de term student? Is dit iedereen die een opleiding volgt binnen de UU? Dus zowel bachelors, masters en professionals die bijscholing volgen of beperken we ons tot de bachelors en masters? Maar ook: in welke applicaties, zoals Osiris, Blackboard etc. worden er data van de student gecreëerd en gebruikt? Wat voor data zijn dat dan? Wie mag er toegang tot de studentdata hebben en waarom (voor onderzoek of verbetering van het onderwijs)?

Een datacatalogus bevat dus geen echte data, maar een uitgebreide beschrijving van de aanwezige data binnen de UU. Ook staart er in beschreven wie er toegang toe mag hebben en voor welke doeleinden.

Waarom een datacatalogus voor onderwijsdata en waarom team LA?

Team LA houdt zich bezig met het beantwoorden van onderwijskundige vraagstukken. Verder bekijkt team LA of inzichten uit data hierbij (deels) een antwoord kunnen bieden. We maken daarom gebruik van de data uit de onderwijsapplicaties die binnen de UU ingezet worden. We bekijken welke data beschikbaar zijn en in sommige gevallen worden gegevens uit meerdere systemen gecombineerd. Bij deze processen is het essentieel dat er een overzicht is van welke data er eigenlijk zijn en welke eigenschappen deze data hebben (de eerdergenoemde metadata). Omdat er nog geen datacatalogus binnen de UU beschikbaar was voor onderwijsdata, zet team LA hier nu de eerste stappen voor.

Als de datacatalogus er eenmaal is, zal dit betekenen dat de stappen uit onze LA roadmap efficiënter kunnen verlopen. Het is dan sneller duidelijk wat er onder data wordt verstaan en wie er toegang mag hebben. Voor het opschalen van LA projecten is het dus een ontzettend goede stap dat er aan de datacatalogus gewerkt wordt.

Ook buiten LA om zal de datacatalogus van grote waarde zijn voor de UU. Het is de eerste stap naar het opzetten van een data governance programma en uiteindelijk naar het opzetten van een dataloket. De UU hecht grote waarde aan het mogelijk maken van het evalueren en evolueren van het onderwijs. Met een dataloket kun je studenten, docenten, en andere medewerkers op een verantwoorde manier toegang geven tot data, waarmee het mogelijk wordt om inzicht te krijgen in je eigen leer- en onderwijsprocessen.

De doelen van team LA voor een datacatalogus voor onderwijsdata zijn dus:

1. We krijgen inzicht in de data die verwerkt en beschreven worden in onderwijsapplicaties die binnen de UU worden gebruikt. Denk hierbij aan Osiris, Blackboard, FeedbackFruits, etc;
2. We brengen samen met de privacy officers in kaart wie toegang tot welke data mag hebben, in welke vorm en met welk doel. Wie mag bijvoorbeeld individuele gegevens zien en wie mag de gegevens alleen op groepsniveau zien? Mag de data bijvoorbeeld gebruikt worden voor onderzoek of alleen voor onderwijs?;
3. Langetermijndoel: We zetten processen op voor hoe studenten en medewerkers snel toegang kunnen krijgen tot de data waar ze recht toe hebben.

Projectplan.

Het initiatief loopt van april 2024 tot september 2025. Eind augustus 2025 hopen we de metadata, toegangsrechten en processen rondom het krijgen van toegang voor negen veel gebruikte onderwijsapplicaties in kaart te hebben gebracht.

In april 2024 zijn we begonnen met de voorbereidingen van het project, zoals het schrijven van een projectplan en het betrekken van de juiste personen binnen het de diensten onderwijs, onderzoek en studenten (SO&O) en ITS.  We zijn inmiddels gestart met het in kaart brengen van de metadata van de eerste onderwijsapplicatie.  

Marije Goudriaan