Per 1 november wijzigt toegang Teams voor Office 365 gastgebruikers

De toegang voor Microsoft Office 365 (o.a. Teams en Sharepoint) voor gastgebruikers (personen zonder Solis-id) verloopt vanaf 1 november 2022 vanzelf als diegene langer dan negentig dagen niet actief is geweest. Voorheen was dit dertien maanden, maar om veiligheidsredenen wordt dit aangescherpt. Deze Office 365 gastgebruikers ontvangen tien dagen van te voren een mailnotificatie van de ICT Servicedesk en kunnen hun toegang tot Office 365 verlengen door opnieuw in te loggen.

Openstaande uitnodiging automatisch ingetrokken

Daarnaast wordt na dertig dagen een openstaande uitnodiging automatisch ingetrokken. Dit geldt voor externen zonder Solis-id die zijn uitgenodigd, maar nog nooit in de Office 365 omgeving van de Universiteit Utrecht hebben ingelogd. Deze veranderingen worden in een tijdsbestek van twee weken doorgevoerd. Er gaat hierbij geen data verloren.

Opnieuw toegang aanvragen voor gasten blijft mogelijk

UU-medewerkers of studenten kunnen een gastgebruiker weer opnieuw toegang geven volgens de bestaande werkwijze. De gastgebruiker ontvangt dan opnieuw een uitnodigingsmail. De handleiding externe link voor het opnieuw inloggen en het instellen van Multi-factor authenticatie externe link kun je van tevoren doorgeven.

Wat zijn gastgebruikers?

In Microsoft Office 365 kun je – naast collega’s en studenten van de UU – ook externe personen toevoegen aan je Teams of SharePoint site op basis van een e-mailadres. Vaak zijn het e-mailadressen van andere onderwijsinstellingen of privé e-mailadressen. Ook kun je bestanden vanuit OneDrive en SharePoint met externen delen. Deze externen worden ook wel Office 365 gastgebruikers genoemd.

Vragen?

Neem voor vragen contact op met Rosanne den Hartog.

Rosanne den Hartog